FinEst Volunteers Ry 9.4.2023 (29.4.2024) Tietosuojaseloste & rekisteriseloste
Yhdistys: FinEst Volunteers Ry, kotipaikka Kuopio
Yhteyshenkilöt:
Puheenjohtaja Märt Reband, mart@finestvolunteers.com
Varapuheenjohtaja Mira Koponen, mira@finestvolunteers.com
Sihteeri Tarja Hirttiö, tarja@finestvolunteers.com
YHDISTYKSEN HENKILÖREKISTERIT
VAPAAEHTOISREKISTERI
Ylläpidetään yhdistyksen velvoitteiden täyttämisen, yhteydenpidon sekä
maksujen hoitoa varten.
Henkilörekisteriin kerättävät tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja hätäyhteyshenkilön
yhteystiedot.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä henkilöä ei ole mahdollista tunnistaa.
Henkilötietojen lainmukaiset edellytykset Suostumus
Tiedot kerätään lomakkeista ja / tai yhdistyksen kotisivuilla tai olevalla hakemuslomakkeella, jonka yhteydessä
tietosuojalomake on nähtävillä. Peruste henkilön oma suostumus. Henkilötietojen luovutus Henkilötietoja ei
luovuteta ulkopuolisille, ellei se ole välttämätöntä esim. viranomaistoiminnan kannalta. Tarvittaessa tietoja
voidaan luovuttaa tartuntatautilain nojalla terveydenhoitoviranomaisille esim. tilaisuuksissa tai tapahtumissa
tarvittavan tartuntaketjun jäljittämiseen tai altistuneiden tavoittamiseksi.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS
Rekisterin henkilötiedot säilytetään rekisterissä vapaaehtoisuuden ajan. Vapaaehtoisuuden päättymisen jälkeen
tiedot poistetaan rekisteristä välittömästi. Yhteystietorekisterien ja sähköpostilistojen tiedot säilytetään niin
kauan, kuin yhteistyö sitä vaatii. Vanhentuneet tiedot poistetaan heti.
Tietosuojasuunnitelma
Yhdistyksessä tietoja käsittelevät toimeensa liittyen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri sekä
rahastonhoitaja. Mahdolliset työsuhteessa olevat työntekijät voivat käsitellä tietoja hallituksen luvalla.
Yhdistyksen sihteeri vastaa rekisterien ajantasaisuudesta päivittämällä yhteystietoja. Yhteystietojen
oikeellisuudesta ovat vastuussa myös rekisteröidyt henkilöt, joiden tehtävä on ilmoittaa tietojen muutoksista.
Sähköiset rekisterit on suojattu salasanoilla ja manuaaliset rekisterit säilytetään lukitussa kaapissa.
REKISTERIN KÄYTTÄJÄN VELVOLLISUUDET
Rekisterin käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.
Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja. FinEst Volunteers Ry ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista välittömästi henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa.
Rekisteröidyn oikeudet:
– oikeus nähdä omat tiedot
– vaatia virheellisten tietojen oikaisua
– peruuttaa suostumuksensa tai vaatia omien tietojensa poistamista
– vaatia henkilötietojensa käytön rajoittamista.
Nämä toimenpiteet suoritetaan ottamalla yhteyttä FinEst Volunteers ry:n sihteeriin sähköpostilla
tarja@finestvolunteers.com. Puhelimitse tietoja ei korjata mahdollisten väärinkäytösten välttämiseksi.
OIKEUS TULLA UNOHDETUKSI
Kullakin on oikeus halutessaan pyytää poistamaan kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristä, ottamalla yhteyttä
yhdistyksen sihteeriin, lukuun ottamatta jäsenrekisterin pakollisia tietoja.
Oikeus tehdä valitusvalvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Tietosuojaseloste & rekisteriseloste on laadittu 9.4.2023, laatija Mira Koponen. Selostetta on muokattu
29.4.2024, muokkaaja Tarja Hirttiö. Tämä tietosuojaseloste koskee Ukrainassa toimivia vapaaehtoisia, olivatpa
he FinEst Volunteersin jäseniä tai eivät.
Päivitys tehdään aina tarvittaessa tietojen muuttuessa. Tietosuojaseloste & rekisteriseloste on nähtävillä
yhdistyksen kotisivuilla ja saatavilla yhdistyksen sihteeriltä tilaamalla sähköpostilla
tarja@finestvolunteers.com.